El Sistema de Digitalización de Asesoría permite descargar la información de las facturas de ingresos y gastos en formato Excel para facilitar la gestión contable y administrativa de las empresas vinculadas.

Esta funcionalidad está disponible para las facturas que ya se encuentran en la asesoría, es decir:

• Facturas de ingresos creadas directamente desde la plataforma.

• Facturas de gastos cargadas por la empresa o autónomo y enviadas posteriormente a la asesoría.

Importante: Solo podrán exportarse las facturas que ya hayan sido remitidas o que se encuentren disponibles dentro de la asesoría vinculada.

Paso 1. Acceder a las facturas para exportar

1. Ingrese a su perfil de asesoría.

2. Acceda al módulo SEA - Sistema de Digitalización de Asesoría.

3. Visualice el listado de empresas o autónomos vinculados a la asesoría.

   

4. Seleccione la empresa sobre la cual desea consultar la información.

5. Ingrese a la pestaña correspondiente:

   • Ingresos

   • Gastos

     

Desde allí podrá visualizar todas las facturas disponibles para la empresa seleccionada.

Paso 2. Seleccionar las facturas a exportar

Antes de realizar la exportación, deberá seleccionar las facturas que desea incluir en el archivo Excel.

Puede:

• Seleccionar todas las facturas disponibles.

• Seleccionar únicamente las facturas específicas que desea descargar marcando cada registro individualmente.

Una vez realizada la selección, haga clic en el botón Exportar ubicado en la parte superior derecha.

Paso 3. Configurar la exportación

Al seleccionar la opción Exportar, el sistema mostrará una ventana de configuración que permite personalizar la estructura del archivo Excel.

Tipos de plantilla disponibles

En el campo Tipo de plantilla encontrará las siguientes opciones:

• Estándar

• Sistema A3

• Sistema Sage

• Sistema Aplifisa

Cada plantilla organiza la información de acuerdo con los requerimientos del sistema contable correspondiente.

Paso 4. Personalizar las columnas del archivo

Para facturas que contienen múltiples tipos impositivos, retenciones o recargos, el sistema permite elegir cómo se mostrará la información dentro del Excel.

En columnas

Cada tarifa se muestra en columnas adicionales consecutivas, manteniendo una única fila por factura.

Ventajas:

• Una sola línea por documento.

• Facilita la visualización general de la factura.

• Reduce la duplicidad de información.

En filas

Cada tarifa se muestra en una fila independiente para la misma factura.

En este caso, la información general de la factura se replica en cada fila correspondiente a las diferentes tarifas impositivas.

Ventajas:

• Facilita el tratamiento de datos en algunos sistemas contables.

• Permite analizar cada base imponible e impuesto de forma independiente.

Paso 5. Generar el archivo Excel

La exportación permite configurar las columnas que se incluirán en el informe.

Entre los campos disponibles pueden encontrarse:

• Número de factura

• Fecha de expedición

• Nombre del cliente

• NIF

• Base imponible

• % IVA

• Cuota de IVA

• % Recargo de equivalencia

• Total factura

• Y demás campos disponibles según la plantilla seleccionada.

Modificar el orden de las columnas

Cada columna dispone de controles que permiten:

• Mover la columna hacia arriba o hacia abajo para definir el orden de aparición en el Excel.

• Eliminar una columna mediante el icono X cuando no se desea incluir en la exportación.

Por ejemplo, si desea que el número de factura aparezca como la primera columna del archivo, podrá moverla hasta la posición deseada utilizando las flechas de ordenamiento.

Restablecer configuración

Si durante la configuración realiza cambios que no desea conservar, puede utilizar la opción Restablecer configuración para volver a la configuración predeterminada de la plantilla seleccionada.

Generar el archivo Excel

Una vez finalizada la configuración:

1. Revise la plantilla seleccionada.
2. Verifique el orden y las columnas que desea exportar.
3. Haga clic en Aplicar y exportar.

El sistema preparará el archivo y mostrará las opciones finales de descarga.

Paso 6. Confirmar la descarga

Al finalizar la configuración, el sistema presentará diferentes alternativas para completar la exportación.

Descargar y actualizar a estado descargado

Esta opción:

• Descarga el archivo Excel.
• Actualiza el estado de las facturas exportadas a Descargado.

Esto permite identificar fácilmente cuáles documentos ya fueron descargados anteriormente desde la asesoría.

Solo descargar sin actualizar

Esta opción:

• Descarga el archivo Excel.
• Mantiene el estado actual de las facturas.

Es recomendable cuando únicamente se requiere obtener una copia de la información sin modificar el seguimiento de los documentos.

Cancelar

Permite cerrar el proceso sin realizar ninguna descarga.

Una vez completado el proceso, el sistema generará el archivo Excel con la información de las facturas seleccionadas, respetando:

• La plantilla elegida.

• El orden de las columnas configurado.

• La estructura definida (en columnas o en filas).

De esta manera, la asesoría podrá obtener la información consolidada de ingresos o gastos de las empresas vinculadas para su posterior tratamiento contable, fiscal o administrativo.