Esta guía está diseñada para proporcionarte los primeros pasos esenciales para comenzar a utilizar nuestra plataforma de manera eficiente, segura y efectiva. Ya sea que estés iniciando tu camino como autónomo o gestionando una empresa establecida, aquí encontrarás las herramientas y consejos necesarios para optimizar tu facturación y administración financiera con FacturasApp. Nuestro objetivo es facilitarte el proceso y garantizar que saques el máximo provecho de todas las funcionalidades que ofrecemos.
Inicio
Debe ingresar con el usuario y password entregados en el primer contacto.
Configuración de la empresa
Para configurar la información de su empresa, haz clic en la parte inferior izquierda del menú, en Administración, se desplegarán las opciones para que pueda elegir, configurar y modificar la que necesite.
Configuración de campos
Desde aquí se configura la numeración para sus facturas ingresando la información de “Prefijo” y “Número inicial”. No olvidar hacer clic en el botón “Guardar” para confirmar los cambios realizados:
Información general
En este apartado encontrará la información de su empresa que se verá reflejada en las facturas:
Información general
Los campos requeridos son: “NIF”, “Tipo persona”, “Régimen”, “Nombre comercial”, “País”, "Provincia", "Población", "Dirección", "Código Postal", “Correo Electrónico”, "Sitio Web", y “Teléfono".
Al completar la información de los campos correctamente, hacer clic en el botón “Actualizar” para confirmar los cambios realizados:
Representante legal
Los campos requeridos son: “NIF”, “Nombres”, “Apellidos” y “Correo Electrónico” (El correo es el mecanismo de comunicación con el cliente por defecto, por ello es importante completarlo). Al completar los campos correctamente, hacer clic en el botón “Actualizar” para confirmar los cambios realizados:
Datos de contacto
Los campos requeridos son: “NIF”, “Nombres”, “Apellidos”, “Teléfono”, “Móvil” y “Correo Electrónico” (El correo es el mecanismo de comunicación con el cliente por defecto, por ello es muy importante completarlo). Al completar los campos correctamente, se podrá dar clic en el botón “Actualizar” para guardar y confirmar los cambios realizados:
Logo
El logo de la empresa podrá subirlo aquí haciendo clic en "Cargar imagen aquí", se abrirá una ventana para buscar dentro del ordenador la ubicación del archivo y después de seleccionarlo(recuerde que Peso máximo 100 kb, tamaño 150px y formatos permitidos SVG y PNG) hacer clic en "Abrir":
La información que desee ingresar al pie de pagina de la factura lo podrá configurar aquí, tanto el numero de cuenta bancaria IBAN, como el texto que considere necesario:
CATÁLOGOS
Este apartado está destinado para el ingreso de la información de los “Contactos” y de los “Productos o servicios”:
Contacto
Se refiere tanto a clientes como a proveedores. Aquí se ven los contactos creados en el sistema, en donde se podrán revisar o editar de ser el caso:
Crear contacto
Este es el formulario para ingresar la información de los contactos tanto de Empresas como de Autónomos, es importante rellenar todos los campos para tener la mayor de información posible de los clientes; no olvidar hacer clic en “Guardar” para que la información quede almacenada correctamente:
Productos / servicios
Aquí se encuentra el listado de los productos o servicios que la empresa tiene para ofrecer, se puede filtrar, exportar o editar según sea la necesidad:
Crear productos / servicios
Este es el espacio para ingresar la información en el sistema de los productos o servicios que ofrece su empresa, parametrizando sus impuestos, retenciones y recargos, para que cuando realice sus facturas el sistema tome la información que aquí se guarde. Siempre recuerde hacer clic en el botón “Guardar” para no perder la información ingresada previamente:
FACTURACIÓN
En la parte superior izquierda del menú inicial se encuentra “Facturación”:
En esta pestaña verá el listado de las facturas emitidas, se pueden filtrar para las búsquedas, descargar para sus informes o enviarlas directamente a su Asesoría.
Crear factura
En esta pestaña está el formulario para la creación de la factura, se deberá completar la información relacionada con fechas de vencimiento, productos/servicios, impuestos y retenciones, forma de pago y observaciones.
En “Datos de facturación” aparecerá la información previamente guardada de la empresa, como Nombre comercial, logo, NIF, dirección y Ubicación; se puede colocar cualquier observación adicional en “Observaciones”. En la parte de Datos de la Factura aparece su consecutivo numérico, su fecha de emisión y la hora, su vencimiento podrá ser seleccionado al igual que el “Tipo de Registro” y en nombre del “Asesor comercial":
Contacto
La información de “Contacto” será precargada al escoger un registro en particular:
De igual manera, si no se ha parametrizado esta información, se puede hacer desde este paso en el botón “Agregar”; ingresar toda la información solicitada en el formulario y finaliza con el botón “Añadir Contacto”:
Productos y Servicio
La información de “Productos / Servicios” será precargada al escoger un registro en particular:
Pero si no se ha parametrizado esta información, se puede hacer desde este paso en el botón “Agregar”; ingresar toda la información solicitada en el formulario, en la sección de “Impuestos”, “Retenciones y Recargos” y “Descuentos” siempre hacer clic en el signo + para que el sistema guarde la información de cada uno; y finaliza con el botón “Agregar”:
Datos de pago
En los Datos de pago podrá indicar la forma de pago de su cliente y adicionar cualquier observación que crea necesaria dejar por escrito:
Observaciones
En este espacio se escribe la información de la factura que quiera tener en cuenta:
Totales
En este espacio podrá verificar los importes de la factura, así como adicionar los “cargos y descuentos”:
Siempre “Previsualizar” para revisar que la información este correcta, luego puede guardarla como borrador hacer clic en “Enviar”:
Aquí le dará la opción de enviarla a su Asesoría o enviarla a correo electrónico.
Factura en Borrador
Una factura en borrador es un documento preliminar que se utiliza antes de emitir una factura definitiva. Sirve para preparar todos los detalles de la factura, como los datos del cliente, las cantidades , los precios y la descripción de los productos o servicios. Es una forma de revisar y confirmar que la información es correcta antes de formalizarla y enviarla al cliente.
Las facturas borrador no tienen validez legal ni fiscal, por lo que no pueden ser usadas como comprobantes oficiales ante Hacienda o como prueba de pago. Su propósito es puramente interno y ayuda a evitar errores en el proceso de facturación:
Después podrá ver el listado de facturas en borrador, en donde las puede filtrar, editar, enviar a la gestoría o borrar.
LECTOR DE DOCUMENTOS
Aquí podrá ingresar sus facturas tanto de ingresos como gastos para ser digitalizadas y enviadas a la asesoría. El escaneo de documentos de Word y PDF, (archivos en formatos JPG, PNG Y PDF) se realiza gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que utiliza un scanner para procesar la forma física de un documento en texto y sacar la información a un archivo plano.
Ingresos
Para cargar las facturas de ingresos deberá pulsar el botón “Cargar ingresos”, o arrastrar el archivo y soltarlo en el recuadro azul:
Haciendo clic en la flecha hacia arriba, subirá el archivo al sistema para después verse reflejado en su tabla de Ingresos en la parte inferior de la ventana:
En la parte inferior encontrara una tabla con la información extraída del archivo digital, la cual cuenta con varios filtros para que pueda revisarla, modificarla, descargarla o enviar a la asesoría.
Recuerde que una vez enviada a la asesoría y ésta lo procese en su contabilidad, no podrán ser eliminados o modificados.
Gastos
Para la carga de las facturas de Gastos es el mismo proceso anterior de los ingresos (9.1.):
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