Esta guía está diseñada para proporcionarte los primeros pasos esenciales para comenzar a utilizar nuestra plataforma de manera eficiente, segura y efectiva. Ya sea que estés iniciando tu camino como autónomo o gestionando una empresa establecida, aquí encontrarás las herramientas y consejos necesarios para optimizar tu facturación y administración financiera con FacturasApp. Nuestro objetivo es facilitarte el proceso y garantizar que saques el máximo provecho de todas las funcionalidades que ofrecemos.

Inicio 

Ingresando al portal https://www.facturasapp.com/Aplicacion/, se mostrará la siguiente ventana de acceso: 

Debe ingresar con el usuario y password entregados en el primer contacto.

Configuración de la empresa 

Para configurar la información de su empresa, haz clic en la parte inferior izquierda del menú, en Administración, se desplegarán las opciones para que pueda elegir, configurar y modificar la que necesite.  

Usuarios

Encontrara el listado de usuarios que pueden utilizar el sistema de FActurasApp, podrá modificarlos o eliminarlos:

Haciendo clic aquí, podrá crear un usuario nuevo:

Configuración de campos

Desde aquí se configura la numeración para sus facturas de alta y facturas rectificativas ingresando la información de “Prefijo” y “Número inicial”:

 El sistema le permitirá:

• Activar o desactivar consecutivos.

• Establecer un consecutivo como predeterminado.

• Permitir o bloquear la edición del consecutivo al crear facturas.

** Colocando el mouse en la letra "i" le brindara información de la acción realizada por el título:

Para agregar un nuevo consecutivo, hacer clic en "Agregar nuevo consecutivo":

Colocar letra y número inicial , después hacer clic en "+" para guardarlo, o "X" para borrarlo:

Si desea borrarlo al hacer clic le aparecerá una  ventana de confirmación para verificar el paso a seguir:

Información general  

En este apartado encontrará la información de su empresa que se verá reflejada en las facturas: 

Los campos requeridos son: “NIF”, “Tipo compañía”, “Tipo persona”, “Régimen”, “Nombre comercial”, “País”, "Provincia", "Población", "Dirección", "Código Postal", “Correo Electrónico”, "Sitio Web", y “Teléfono".   

Al completar la información de los campos correctamente, hacer clic en el botón “Actualizar” para confirmar los cambios realizados:   

Representante legal

Los campos requeridos son: “DNI/NIE”, “Nombres”, “Apellidos” y “Correo Electrónico” (El correo es el mecanismo de comunicación con el cliente por defecto, por ello es importante completarlo).  Al completar los campos correctamente, hacer clic en el botón “Actualizar” para confirmar los cambios realizados:   

Datos de contacto 

Los campos requeridos son: “DNI/NIE”, “Nombres”, “Apellidos”, “Teléfono”, “Móvil” y “Correo Electrónico” (El correo es el mecanismo de comunicación con el cliente por defecto, por ello es muy importante completarlo).  Al completar los campos correctamente, se podrá dar clic en el botón “Actualizar” para guardar y confirmar los cambios realizados:   

Logo

El logo de la empresa podrá subirlo aquí haciendo clic en "Cargar imagen aquí", se abrirá una ventana para buscar dentro del ordenador la ubicación del archivo y después de seleccionarlo(recuerde que Peso máximo 100 kb, tamaño 150px y formatos permitidos SVG y PNG) hacer clic en "Abrir": 

PDF

La información que desee ingresar al pie de pagina de la factura lo podrá configurar aquí, tanto el numero de cuenta bancaria IBAN, como el texto que considere necesario:

Asesoría

En este espacio podrá buscar su Asesoría para vincularla y poder enviar toda su facturación desde la plataforma de FacturasApp, solo debe buscarla por NIF o nombre:

Cuando la asesoría acepte la vinculación, deberá aparecer esta información:

Activar Verifactu

Aquí podrá elegir el modo de configuración con el cual desea manejar su sistema de facturación electrónica, este puede ser modo Verifactu o No Verifactu:

Recuerde que, si elige la opción No Verifactu, se podrá cambiar a modo Verifactu en cualquier momento; mientras que, si escoge el modo Verifactu, únicamente se podrá cambiar a modo No Verifactu al finalizar el año fiscal.

Para subir el Certificado Digital solo debe hacer clic en "Examinar" y seleccionarlo, o arrastrarlo hasta el recuadro:

Después de subir el Certificado Digital debe ingresar su contraseña y hacer clic en "Validar certificado":

Luego aparecerá la "Fecha de vencimiento del certificado", indicándole que ya esta todo correcto, siempre dar clic en el botón "Guardar" cuando finalice le proceso: 

CATÁLOGOS

Este apartado está destinado para el ingreso de la información de los “Clientes” y de los “Productos o servicios”: Aquí podrá elegir el modo de configuración con el cual desea manejar su sistema de facturación electrónica, este puede ser modo Verifactu o No Verifactu: 

Contacto    

Se refiere tanto a clientes como a proveedores.  Aquí se ven los contactos creados en el sistema, en donde se podrán revisar o editar de ser el caso: 

Crear Clientes

Este es el formulario para ingresar la información de los contactos para Empresas, Autónomos y personas físicas, es importante rellenar todos los campos para tener la mayor de información posible de los clientes; no olvidar hacer clic en “Guardar” para que la información quede almacenada correctamente: 

Productos y Servicios

Aquí se encuentra el listado de los productos o servicios que la empresa tiene para ofrecer, se puede filtrar, exportar o editar según sea la necesidad:  

Crear productos / servicios

Este es el espacio para ingresar la información en el sistema de los productos o servicios que ofrece su empresa, parametrizando sus impuestos, retenciones y recargos, para que cuando realice sus facturas el sistema tome la información que aquí se guarde. Siempre recuerde hacer clic en el botón “Guardar” para no perder la información ingresada previamente: 

FACTURACIÓN

En la parte superior izquierda del menú inicial se encuentra “Facturación”: 

En esta pestaña verá el listado de las facturas emitidas, se pueden filtrar para las búsquedas, descargar para sus informes o enviarlas directamente a su Asesoría.

Crear factura

En esta pestaña está el formulario para la creación de la factura, se deberá completar la información relacionada con fechas de vencimiento, productos/servicios, impuestos y retenciones, forma de pago y observaciones.   

En “Datos de facturación” aparecerá la información previamente guardada de la empresa, como Nombre comercial, logo, NIF, dirección y Ubicación; se puede colocar cualquier observación adicional en “Observaciones”.  En la parte de Datos de la Factura aparece su consecutivo numérico, su fecha de emisión y la hora, su vencimiento podrá ser seleccionado al igual que el “Tipo de Registro” y en nombre del “Asesor comercial": 

• Cliente

Selecciona un cliente de la lista (previamente registrado en el catálogo) o haz clic en Agregar para crear uno nuevo. Si es necesario, también podrás editar su información y decidir si deseas actualizar estos cambios en el catálogo de clientes.

Una vez completes los datos, haz clic en Añadir contacto.

• Productos y Servicios

La información de “Productos / Servicios” será precargada al escoger un registro en particular: 

Si el producto o servicio no está parametrizado, puedes crearlo desde este paso con el botón “Agregar”. Completa la información solicitada y, en “Impuestos”, “Retenciones y Recargos” y “Descuentos”, haz clic en el signo “+” para guardar cada dato. Finaliza con el botón “Agregar”.

• Datos de pago

En los Datos de pago podrá indicar la forma de pago de su cliente y adicionar cualquier observación que crea necesaria dejar por escrito: 

• Observaciones

En este espacio se escribe la información de la factura que quiera tener en cuenta: 

• Totales

En este espacio podrá verificar los importes de la factura, así como adicionar los “cargos y descuentos”: 

Siempre “Previsualizar” para revisar que la información este correcta, luego puede guardarla como borrador hacer clic en “Enviar”:

 Aquí le dará la opción de enviarla a su Asesoría, enviarla a un correo electrónico, o simplemente hacer clic en "Confirmar" para que guarde los cambios realizados.

El resumen de facturas lo puede ver haciendo clic en el menú izquierdo en "Facturas":

Aquí podrá filtrar la información por:

1. Fecha de Expedición: Fecha de Emisión de la factura

2. No. Factura: Numero asignado a la factura

3. Cliente: Nombre del cliente

4. No. Identificación Cliente: Número de documento de identificación del cliente

5. Valor: El valor neto a pagar

6. Estado: Muestra el estado de la factura:

    -Creada: Factura creada pero aun sin enviar a la Agencia Tributaria

    -Correcto: Aceptada por la Agencias Tributaria

    -Incorrecto: Rechazada por la Agencia Tributaria

7. Enviado Asesoría: aparecerá un check ““, cuando se haya enviado a la Asesoría.

8. Enviado a Cliente: aparecerá un check ““, cuando se haya enviado al cliente.

En las opciones podrá:

• Ver PDF de la factura
• Duplicar la factura
• Configurar como Recurrente
• Generar factura Rectificativa
• Visualizar la factura rectificativa
• Reenviar factura por Correo

Factura en Borrador 

Una factura en borrador es un documento preliminar que se utiliza antes de emitir una factura definitiva.  Sirve para preparar todos los detalles de la factura, como los datos del cliente, las cantidades , los precios y la descripción de los productos o servicios.  Es una forma de  revisar y confirmar que la información es correcta antes de formalizarla y enviarla al cliente.

Las facturas borrador no tienen validez legal ni fiscal, por lo que no pueden ser usadas como comprobantes oficiales ante Hacienda o como prueba de pago. Su propósito es puramente interno y ayuda a evitar errores en el proceso de facturación: En las opciones podrá: Cuando termina de crear la factura el sistema de FaacturasApp le permite guardar la factura en formato borrador haciendo clic aquí:

Después podrá ver el listado de facturas en borrador, en donde las puede filtrar, editar, enviar a la gestoría o borrar. 

 Facturas Rectificativas

Una factura rectificativa es un documento que se utiliza para corregir errores o realizar ajustes en una factura emitida previamente.  puede servir para casos como corregir un importe erróneo, añadir o eliminar un producto o servicio, corregir datos del cliente, o reflejar devoluciones o descuentos adicionales.

En la pagina principal de Facturas, donde se encuentra el listado de facturas, encontramos este ícono al final de la línea de cada factura, el cual permite la rectificativa:

Le brindara la opción de hacer una factura rectificativa "parcial" o "completa":

Rectificar Artículos, esta opción le permite modificar dentro de la factura valores, numero de productos, impuestos o descuentos.

Al hacer clic en este botón se abrirá nuevamente la factura brindándole la opción de corregir la información que necesita modificar, haciendo clic en "Editar":

Abrirá una ventana para realizar las modificaciones, recuerde siempre hacer clic en "Guardar" para no perder los cambios:

Después el sistema le mostrara la información anterior en color blanco, y en gris como quedara la información con la corrección, luego hacer clic en "Enviar":

Aparecerá una ventana, que le da la opción de enviarla a un correo electrónico, si lo desea, o simplemente hacer clic en "Confirmar" para que los cambios queden guardados:

En el menú izquierdo, haciendo clic en "Facturas Rectificativas", podrá ver el resumen de sus facturas:

Rectificación Completa, esta opción anula por completo la factura original.

Haciendo clic en esta opción, aparecerá un mensaje informativo, seguido por los datos de la factura:

En el paso 3, deberá escribir el motivo de la anulación de la factura, este campo es obligatorio:

En el paso 4, podrá decidir si quiere enviar la anulación a la Asesoría, por correo electrónico, o simplemente hacer clic en "Confirmar y generar factura" para guardar los cambios:

En el menú izquierdo, haciendo clic en "Facturas rectificativas", podrá ver el resumen de sus facturas:

LECTOR DE DOCUMENTOS

Aquí podrá ingresar sus facturas tanto de ingresos como gastos para ser digitalizadas y enviadas a la asesoría. El escaneo de documentos de Word y PDF, (archivos en formatos JPG, PNG Y PDF) se realiza gracias a la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que utiliza un scanner para procesar la forma física de un documento en texto y sacar la información a un archivo plano. 

Ingresos 

Para cargar las facturas de ingresos deberá pulsar el botón “Cargar ingresos”, o arrastrar el archivo y soltarlo en el recuadro azul:   

Haciendo clic en la flecha hacia arriba, subirá el archivo al sistema para después verse reflejado en su tabla de Ingresos en la parte inferior de la ventana:   

En la parte inferior encontrara una tabla con la información extraída del archivo digital, la cual cuenta con varios filtros para que pueda revisarla, modificarla, descargarla o enviar a la asesoría. 

Recuerde que una vez enviada a la asesoría y ésta lo procese en su contabilidad, no podrán ser eliminados o modificados. 

Gastos  

Para la carga de las facturas de Gastos es el mismo proceso anterior de los ingresos (9.1.):   

Esperamos que esta guía haya sido útil para ayudarte a iniciar tu viaje con FacturasApp. Si tienes alguna pregunta adicional o necesitas más asistencia, no dudes en contactar a nuestro equipo de soporte en el siguiente enlace: Soporte Técnico. También puedes contactarnos a nuestro correo electrónico: ayuda@facturasapp.com. Estamos aquí para asegurarnos de que tu experiencia con FacturasApp sea lo más fluida y beneficiosa posible. ¡Gracias por confiar en nosotros para gestionar tus necesidades de facturación y administración financiera!