En este vídeo tutorial se explican los pasos para efectuar el procedimiento que corresponde para generar la configuración inicial de tu empresa. 

En este vídeo se detallan los pasos para gestionar la configuración inicial en FacturasApp. En caso de presentar algún error, inconveniente o necesitar asesoría; y con el objetivo de realizar la réplica de este procedimiento, puedes comunicarte con nosotros a Soporte Técnico ayuda@facturasapp.com adjuntando un archivo con la captura de pantalla del error o problema presentado.

Pasos para la Configuración Inicial

Nuestra plataforma FacturasApp simplifica la generación de tus facturas electrónicas de una manera simple y expedita. En este sentido, se dedica a optimizar la gestión y digitalización de tus facturas incluyendo otros beneficios como las asesorías. A continuación te indicamos como efectuar la «Configuración Inicial» en FacturasApp y para realizarlos se deben hacer los siguientes pasos:

Una vez que has accedido en FacturasApp, lo primero que se debe hacer es «Configurar la empresa». Para ello, dirígete al «Menú principal» situado al costado izquierdo y selecciona el módulo que indica «Información General». Dentro de este módulo hay ocho opciones:

• Información General. Información general correspondiente a la empresa.
• Representante Legal. Información general y datos correspondientes al Representante Legal de la empresa.
• Contrato. Información del contrato adquirido con FacturasApp.
• Datos de Contacto. Información que corresponde al de la persona que maneja la aplicación o encargada de la facturación.
• Logo. Logotipo corporativo que identifica a la empresa.
• PDF. Información a colocar en el Pie de pagina.
• Asesoría. Vinculación con su Asesoría.
• Activar Verifactu. Configuración de factura electrónica.

A continuación, se procede a validar estas opciones una a una.

Información General de la Empresa

1. En información Legal: se encuentra el número de identificación fiscal o NIF y el tipo de compañía. En este caso no se puede modificar ya que la información es única y solo se registra una vez en el formulario de registro. En «Nombre Comercial», se ingresa la denominación social de la empresa.

2. En información Fiscal: se procede a validar el tipo de persona, se selecciona si es una «persona natural o jurídica» según corresponda. En «Régimen» se valida las opciones que están activas y se procede a seleccionar en el que se encuentre la empresa.

3. Dirección: En «Dirección», «Información del país», «Provincia», y «Población». Esta información debe ir acorde de cómo se encuentra registrada o ubicada la empresa. Selecciona el «Código Postal» correspondiente según la dirección que se acaba de registrar. 

4. Información de Contacto: Posteriormente, se debe incluir «Correo electrónico», «Sitio Web», y «Teléfono». 

Para actualizar la información básica de la empresa se debe llenar o introducir todos los «Campos obligatorios» como son: tipo de persona, nombre comercial, provincia, régimen, país, población y teléfono. Si algunos de estos campos no está registrado o se encuentra vacío, el sistema no va a permitir la actualización.

En el caso del número de teléfono es obligatorio y se debe agregar así sea un solo número telefónico. Luego se selecciona la opción que dice nuevo teléfono. Aquí en esta opción se genera una ventana donde se debe indicar si el número de teléfono que se está ingresando es un número principal para la empresa o no.

De ser el número principal se da clic en el «Check List» de lo contrario, no se selecciona en prefijo, sino se escoge el país al que está asociado el número de teléfono que se va ingresar.

Este puede ser un número móvil o fijo. Para este caso, se selecciona «España» y por último se ingresa el número telefónico correspondiente y de inmediato se da clic a «Guardar».

Nota. Recuerda que se puede ingresar la cantidad de números de teléfonos que la empresa tenga o requiera y este campo corresponde tanto a móviles como a fijos.

Campos Opcionales

Página Web. Son campos opcionales. Si se requiere ingresar la información se puede hacer. Si no se tiene la información al momento, esta puede ser introducida luego. 

Nota. Si están todos los datos obligatorios, se guardará la información correctamente y de inmediato se genera una notificación que indica que los datos se guardaron de manera correcta. De lo contrario, no saldrá la notificación y el sistema no permitirá guardar la información.

Por ultimo puede seleccionar su "Preferencia de comunicaciones comerciales".  

Para finalizar se da clic en «Actualizar» para no perder ninguna información y que todo quede guardado correctamente.

Representante legal

En esta pestaña vamos a ingresar la información del NIF (Número de Identificación Fiscal), los nombres y apellidos del representante legal y el correo electrónico. Todos los campos son obligatorios.

En el caso de «Correo Electrónico», es un campo que cuenta con una validación, debe tener un dominio real por ejemplo: @gmail.com, @hotmail.com o aquel dominio que maneje la empresa, pero obligatoriamente debe ser un dominio real.

Se recuerda que para guardar la información se tiene que seleccionar el botón que dice «Actualizar». De lo contrario, no se va a guardar la información que se acaba de registrar y no saldrá la notificación de que están los datos guardados correctamente. Y en este último caso la plataforma no permite guardar la información.

Para finalizar se da clic en «Actualizar».

Contrato

En esta pestaña puede visualizar o crear el contrato de la empresa con FacturasApp, también tendrá la opción de descargarlo para su firma y volver a subirlo.   

Datos de Contacto

En este punto se recomienda registrar la información de la persona que está manejando la aplicación de la FacturasApp o de la encargada del tema de facturación. Ya la empresa decidirá el responsable asignado. Para esta pestaña, todos los campos son obligatorios y que son: NIF (Número de Identificación Fiscal), Nombres y Apellidos, Teléfono Móvil, Correo electrónico (hay que recordar que este campo tiene una validación adicional).

Luego de registrar todos los datos se selecciona la opción «Actualizar» para que se guarde la información de forma correcta. Ya como hemos indicado, el sistema genera una notificación de que fueron guardados los datos de manera exitosa.

Para finalizar se da clic en «Actualizar».

Logo Corporativo

Registrar el logo corporativo o empresarial para que queden las facturas personalizas. Se permiten solo archivos en formato imagen SVG o PNG, con un peso máximo de 100 KB y un tamaño de 150 px.,  Una vez cargado, se da clic en la opción que dice «Cargar Imagen».

Luego se busca o identifica la carpeta en «Mis Documentos» (en el equipo de cada persona) donde está ubicada la imagen del logo. Se procede a seleccionar la imagen, se da clic en «Abrir». Una vez finalizada la carga del logo, el sistema muestra la imagen en un recuadro (que dice cargar imagen).

PDF

En esta parte podemos incluir en el «Pie de Página» el texto legal si se tiene y el registro mercantil; en el «IBAN» se coloca el número de la cuenta bancaria, en caso que algún cliente nos pague por transferencia bancaria.

Para finalizar se da clic en «Guardar».

Asesoría

En esta parte se realiza la vinculación con la Asesoría para que tengan un enlace directo y la empresa pueda enviar su facturación y demás archivos. Podrán ver su información comercial, fecha de vinculación, el estado de la Asesoría y configurar el envío automático de las facturas en el momento de su creación si así lo desean.

Activar Verifactu

En esta pestaña se encuentra la configuración de Facturas Electrónicas, en el cual podrá elegir facturar en modo Verifacto o No Verifactu.  Para lo cual debe subir el Certificado digital y su contraseña.

Para finalizar se da clic en «Guardar».

Ya ingresado todo el registro de la información, representante legal, información general, contrato, datos de contacto, logotipo, PDF, Asesoría y Activar Verifactu. Se procede a finalizar la configuración creando la numeración para la facturación.

Configuración de numeración de las facturas

Para este procedimiento dirígete al «Menú Principal» ubicado en el lado izquierdo. Selecciona la opción que indica «Administración», luego ve a «Configuración de Campo». Este último rango es para la creación de la numeración consecutiva de las facturas.

Esta numeración se compone de dos (02) datos el «Prefijo» y el «Número Inicial». En el prefijo se ingresa tanto números como letras (esto con un máximo de 10 caracteres) y luego el número inicial que solo permite números  (y la cantidad de solo 10 caracteres).

Cada empresa decide cuál es la numeración con el que se desea iniciar en FacturasApp o que corresponda. En caso de que la empresa ya maneje un consecutivo anterior, puede ser ingresado y así continuar con dicho consecutivo o sino puede iniciar con un nuevo consecutivo.

Como ejemplo, se hará con un procedimiento con un nuevo consecutivo, y que sería el siguiente.

Se ingresa en «Prefijo». Para este ejemplo se seleccionó F (por facturación electrónica) – 2025 – y se continua la numeración con el que se va iniciar en cero (0). Y en este caso el «Consecutivo Actual» es cero (0). Esto significa que no se ha generado ninguna factura.

Un punto a tener en cuenta es que una vez que se genere una factura el «Consecutivo Actual» se va actualizar con 1 (uno) quedando la numeración F-2025-1.

Para finalizar se da clic en «Guardar». Una vez realizado se actualiza y va a mostrar la numeración actual que es para este caso F-2025-0, porque no se ha consumido ningún documento.

De necesitar plantear preguntas, dudas o contactar a nuestros asesores, puedes enviar una solicitud. De igual manera hemos dispuesto un conjunto de canales de atención puedes comunicarte con nosotros seleccionando cualquiera de ellos y gustosamente te atenderemos.