Con este vídeo tutorial se describe los pasos para efectuar el escaneo o carga de facturas de Ingresos y Gastos de tu negocio en la plataforma FacturasApp. Sigue leyendo…

En nuestro sistema FacturasApp, se muestra de una manera sencilla la creación de facturas electrónicas de una forma rápida y simple. La intención es optimizar el proceso de digitalización y gestión de tus facturas, lo que incluye varias ventajas como son el apoyo de asesorías.

Vídeo Tutorial | Carga de Facturas o Escaneo de Facturas de Ingresos y Gastos

En este vídeo se detallan los pasos para efectuar la carga o el escaneo de facturas de ingresos y gastos. Si experimentas algún error, inconveniente o necesitas asesoría mientras gestionas estas tareas en FacturasApp, por favor, comunícate con nosotros a Soporte Técnico soporte@facturasapp.com adjuntando un archivo con la captura de pantalla del error o problema presentado.

¿Qué es el Lector de Documentos?

Es un módulo creado con la finalidad de que las empresas unifiquen la información y carguen las facturas que han generado por fuera de la plataforma FacturasApp. Este módulo cuenta con dos opciones «Ingresos» y «Gastos». A continuación, te mostramos cómo realizar la «Carga de Facturas» o el «Escaneo de Facturas de Ingresos y Gastos» en FacturasApp:

1. «Generar cargas de facturas». Para ello, dirígete al lado izquierdo y encontrarás el «Menú Principal». Procede a seleccionar el módulo de «Lector de Documentos».
2. Se pueden cargar las facturas tanto en formato PDF como en imagen para que las empresas que tengan facturas de manera física puedan tomarles una foto y generar la carga de la información.
3. La opción de «Ingresos» corresponde a las facturas de ventas, porque son aquellas que generan un ingreso monetario para la empresa.
4. «Gastos». Aquí se va a cargar todas las facturas de compra o todas las facturas que corresponden a egresos monetarios para la empresa.

Escaneo de Facturas de Ingresos o Gastos | Carga de Facturas

Para ejecutar el «Escaneo de Facturas de Ingresos o Gastos o la carga de facturas» en FacturasApp se deben seguir el paso a paso descrito a continuación:

• Carga de Facturas o Archivos.
• Carga Masiva de Facturas.
• Tabla de Ingresos.
• Eliminar Factura.
• Editar Factura.
• Validación de la Asesoría.
• Segunda opción o forma para la carga de las facturas.
• Gastos.

Carga de Facturas o de archivos

Para la carga de las facturas en «Ingresos», se puede: «Cargar ingresos», se selecciona y a su vez te redirige a la carpeta de «Mis Documentos». Allí se debe identificar dónde se tienen los archivos pendientes por cargar (en este caso las facturas).

Se puede generar la carga de las facturas o de manera individual (una a una) o de forma masiva (de dos o más facturas).

Previamente a la generación de la carga definitiva, el sistema efectúa una prevalidación de la información. Entonces ¿Qué se puede validar en esta opción?

• El estado o el tipo de estado de la carga de los archivos.
• La cantidad de archivos que se van a cargar.
• La información de los archivos que se quieren cargar.

Una vez finalizada la carga de factura que se necesita, se verá reflejada en el sistema indicando estado «Hecho» y al final se refleja en una tabla en el sistema.

En el caso que dentro de las facturas que se han cargado (paquete), se identifica una factura que no se necesita cargar. Entonces se ubica y se procede a dar clic en el icono de la «X» (que significa «eliminar» ) y el sistema eliminará solamente ese registro.

Carga Masiva de Facturas

Para la carga masiva de facturas se observa en el «Estado de Carga de Archivos» la cantidad por subir. En este caso, para la carga masiva se refleja el total de los archivos pendientes por subir. Entonces, se procede a seleccionar el «icono masivo», ubicado en el lado derecho, que es la «flecha hacia arriba».

Tan pronto se le da clic, va a traer o cargar el estado de las facturas. Y el proceso de carga va a cambiar a «Estado Hecho» y va ir cargándose una a una de las facturas y luego el sistema procede a actualizar la cantidad de archivos. Y la información se va ver reflejada en la «tabla de ingresos».

Tabla de ingresos | Descripción

 Esta tabla se compone de tres (03) grupos importantes), que son:

• Datos de la factura.
• Auditorías.
• Información de la factura.

En el primer grupo o Datos de la facturas, se encuentra conformado por columnas que indican:

• Fecha de factura. La data en la que se generó la factura.
• Número de la factura. Conformado por el número correspondiente al prefijo y al consecutivo.
• Nombre del cliente. A quién se le está generando la factura.
• NIF. Número de Identificación Fiscal del cliente.
• Total de Facturas. Es el total o valor monetario total de todas las facturas.

En el segundo grupo o Auditorías. Está compuesto o contiene tres elementos:

• Medio. En medio se identifica por dónde se generó la carga de la factura. En este caso por «Lector de Documento» (es decir, por la Web). También se puede generar la carga de la factura por las opciones de correo electrónico y WhatsApp.
• Usuario. El que generó la carga de la factura.
• Fecha de cargo. Fecha en la que se generó la carga de la factura en el Sistema FacturasApp.

Como último grupo o elemento de la tabla se tiene el Estado de la factura. Que corresponde a «Confiabilidad y Estado».

• Confiabilidad. Es una funcionalidad que brinda FacturasApp para que cuando el cliente genere la carga de las facturas, el OCR (Reconocimiento óptico de caracteres), indique la confiabilidad correspondiente en un porcentaje (%). Tan pronto se genere la carga del archivo, el OCR valida la información que contiene la factura.

Va a pre-llenar el formulario con los datos que alcance a leer. Entonces, entre mayor sea el valor del porcentaje (%) llegando a 100, mayor es la confiabilidad y la cantidad de datos que recolectó.

• Estado. Aquí se encuentra el proceso que se tiene con una determinada factura. El Estado tiene «Cargado», «Enviado asesorías» y «Procesado».

Al finalizar la carga

Ya finalizada la carga de una o más facturas, puedes:

• Validar las facturas que se han cargado.
• Generar filtros.
• Descargar información de manera masiva.

Para este último punto se le da clic a la opción que dice «Descargar» lo que va a generar un archivo en formato XLS o sea Excel convencional. Una vez generada la descarga de la información, entonces se puede validar esa misma información que se ve en pantalla, en el archivo.

Filtro

En dado caso que se requiera hacer algún filtro adicional, se puede hacer directamente en FacturasApp por cada columna. Ya sea en fecha, cliente, medio o en la información que se desee. La empresa o la persona decidirán cómo manejar los filtros.

También se puede modificar la cantidad de registros que se ven en pantalla, es decir, aumentar o disminuir la cantidad. Generada la carga de una factura se puede Identificar la factura, Eliminar o Editar.

Eliminar Factura

Se identifica la factura a Eliminar, hecho esto dirígete al costado derecho de la pantalla y allí están las opciones de «Eliminar» y «Editar». Antes de eliminarla de manera definitiva se muestra una prevalidación, donde indica «Esta seguro que desea eliminar esta factura». Se selecciona en «Aceptar» o «Cancelar».

Nota. Luego que se elimina una factura no se puede recuperar. En este caso se debe volver a generar la carga de esa factura. Ya cada empresa o persona decide si cancelar o continuar con la eliminación definitiva del archivo.

Editar Factura

Para «Editar» la factura, se le da clic en la opción del «Lápiz», que es el icono de la edición. Se selecciona la factura para proceder a editar.

Selecciona la factura que te interesa y de inmediato se ingresa a «Datos de Factura de Ingreso». En la parte superior izquierda de la pantalla se lee la información de quién cargó la factura, cuándo la cargó y por qué medio generó la carga de esta factura.

En la parte inferior se encuentra la previsualización de la factura donde se puede ampliar o reducir su contenido para validarla. Adicionalmente, se puede descargar o imprimir. Al costado derecho, se encuentra el formulario de la factura o información básica. Estos datos son:

• Cliente.
• NIF.
• Fecha y Número de Factura.
• Valores Monetarios.
• Base Imponible.
• IVA, entre otros.

Información adicional

Posteriormente, se encuentra la información adicional (y que en caso de requerirse), se ingresa la información, como:

• Fecha de Cobro.
• Medio de Cobro.
• Tipo de Ingreso.

Observaciones

Por último las observaciones es una área que corresponde al manejo interno de la factura. Aquí se puede dejar anotaciones o acciones referentes a la factura.

Una vez finalizado la modificación del formulario, se debe estar seguro, cuál es la información que se requiere para la factura. Todos los campos son opcionales. Entonces, se ingresa los datos que se requiera y luego de hacer esta validación se «Guarda» la información que se acaba de modificar.

Dato importante. Luego de terminar de «Guardar» toda la información, al volver a ingresar a la factura que se ha editado, saldrá en una línea adicional al costado superior información de auditoría.  En esta información de auditoría se indica:

• Información del usuario que modificó la factura.
• Fecha en la que se modificó la factura.

Esta información es del último registro de la modificación de la  misma factura. Luego de que la empresa (o persona) certifica que el registro de la factura, la información básica necesaria y los valores monetarios están correctos, entonces, se puede enviar esta factura o las facturas (editadas o modificadas) a validación por parte de la asesoría.

Validación de la Asesoría

¿Cómo realizar este proceso? Se selecciona de manera individual o de manera masiva (si se requiere) por medio de la casilla de verificación. Se selecciona el registro y se da clic en la opción «Enviar asesorías». Una vez seleccionada esta opción, a «la asesoría» le va a llegar una notificación de que se le envío una factura para validación.

Cuando se envía una factura a «la asesoría», este registro cambia de estado a «Enviado a asesoría».

Existe un estado adicional que se denomina «Procesado» Este estado corresponde a todo aquel registro que ya cuenta con validación por parte de la empresa y con validación por parte de «la asesoría». Es decir, que la asesoría ya certificó que la factura está procesada de manera correcta.

Una vez que la asesoría certifique o haya certificado que la factura e información básica están bien, y que se encuentra correctamente procesada, ya no se puede modificar y tampoco se puede eliminar.

Nota. En caso de que se vaya a generar el proceso de eliminación de una factura en «Estado Procesado» el sistema informa por medio de una notificación de que esa factura ya está procesada y no se puede eliminar.

Segunda opción para cargar facturas

Se tiene una segunda opción de carga de facturas y para hacerlo se «arrastra» directamente el archivo a la opción donde dice «Cargar ingresos», para luego realizar el mismo proceso explicado anteriormente.

Gastos

Este ejercicio es el mismo de ingreso pero para «Gastos». No cambia absolutamente nada. Se podrá igual:

• Generar la carga de facturas de manera individual y masiva.
• Descargar información (individual y masiva).
• Modificar las facturas.
• Cargar archivos o facturas desde la carpeta de documentos.
• Seleccionar y arrastrar directamente la opción “Cargar Gastos”.
• Saldrá la información del prevalidador.
• Eliminar registros del validador.

Si presentas dudas, o preguntas o deseas contactar a nuestros asesores, puedes enviar una solicitud. También hemos dispuesto varios canales de atención a través de los cuales puedes comunicarte con nosotros; gustosamente te ayudaremos en tu proceso.