Si facturas de forma periódica conceptos como alquileres, suscripciones, mantenimientos, cuotas o cualquier otro servicio recurrente, ya no será necesario crear una factura manualmente cada vez.

La funcionalidad Facturas Recurrentes de FacturasApp te permite programar la generación automática de facturas con la periodicidad que necesites, ayudándote a ahorrar tiempo, reducir tareas repetitivas y evitar olvidos en la emisión de tus documentos.

Antes de comenzar

Ten presente que una factura recurrente siempre parte de una factura origen, es decir, una factura que utilizarás como base para generar automáticamente las siguientes.

Podrás configurar la recurrencia para que las facturas se:

• Generen automáticamente como borrador, permitiendo revisarlas antes de emitirlas.
• Generen automáticamente como facturas definitivas, listas para su envío.

¿Cómo crear una factura recurrente?

Existen dos formas de configurar una recurrencia en FacturasApp:

• Desde el formulario de creación o edición de una factura.
• Desde el listado de Facturas.

En ambos casos el proceso de configuración es el mismo.

Opción 1. Crear una recurrencia desde el formulario de creación

Paso 1. Ingresa al módulo de Facturación

Dirígete a:

Facturación > Facturas > Facturas recurrentes

Paso 2. Crea una nueva factura o edita una existente

Completa normalmente la información de la factura: Clientes /Producto o servicios/ impuestos/ condiciones de pago

Una vez tengas la factura lista, selecciona la opción para configurarla como Factura Recurrente.

Paso 3. Configura la recurrencia

El sistema mostrará una ventana donde deberás definir la programación de la factura.

Configura los siguientes campos:

Frecuencia

Selecciona cada cuánto tiempo deseas generar la factura.

Las opciones disponibles son:

• Diaria
• Semanal
• Mensual
• Anual

Repetir cada

Indica el intervalo de repetición.

Por ejemplo:

• Cada 1 mes
• Cada 2 semanas
• Cada 15 días

Fecha de inicio

Corresponde a la fecha desde la cual comenzará la generación automática de las facturas.

Si eliges una fecha futura, la recurrencia quedará programada y comenzará a ejecutarse ese día.

Fecha de finalización (Opcional)

Puedes indicar una fecha límite para que la recurrencia deje de generar facturas automáticamente.

Si no defines una fecha final, la recurrencia permanecerá activa hasta que decidas desactivarla.

Plazo de vencimiento

Define los días de vencimiento que tendrán las facturas generadas automáticamente.

Modo de generación

Selecciona cómo deseas que el sistema cree las facturas:

Guardar en borrador

Las facturas se crearán en estado borrador para que puedas revisarlas antes de emitirlas.

Esta opción es especialmente útil cuando debes modificar algún dato como cantidades, valores o conceptos antes de enviar la factura al cliente.

Generar factura

El sistema emitirá automáticamente la factura electrónica según la programación configurada.

Guardar configuración.

La recurrencia quedará registrada y el sistema comenzará a trabajar según la programación establecida.

Opción 2. Crear una recurrencia desde el listado de facturas

También puedes convertir una factura existente en una factura recurrente.

Para ello:

1. Ingresa al listado de Facturas.
2. Ubica la factura que deseas reutilizar.
3. Selecciona la opción Configurar recurrencia.

4. Completa la configuración siguiendo los mismos pasos descritos anteriormente.

   

Información disponible en una recurrencia

Al ingresar al detalle de una recurrencia encontrarás información como:

1. Fecha de Creación.
2. Cliente.
3. NIF
4. Frecuencia.
5. Periodo.
6. Próxima generación.
7. Total de facturas generadas.
8. Estado.

9. Opción de ver detalles y editar.

   

   Puedo también seleccionar, los campos que deseo visualizar en la grilla de la siguiente manera:

   

   Además, podrás consultar el listado de todas las facturas que han sido creadas automáticamente a partir de esa configuración:

   1. Desde el listado de facturas recurrentes:

   

   2. Desde el listado de facturas General:

   

Estados de una recurrencia: Las recurrencias pueden encontrarse en tres estados.

1. -Programada

   La configuración fue creada correctamente, pero la fecha de inicio aún no ha llegado. El sistema comenzará la generación automática cuando se alcance la fecha programada.

   -Activa

   La recurrencia ya está generando facturas de acuerdo con la frecuencia definida.

   -Inactiva

   -El usuario la desactiva manualmente.

   -Se alcanza la fecha de finalización configurada.

   Las facturas ya generadas permanecerán disponibles y no sufrirán modificaciones.

Activar o desactivar una recurrencia

Desde el detalle de la recurrencia podrás:

• Editar la configuración.
• Activarla nuevamente.
• Desactivarla cuando ya no sea necesaria.

Antes de realizar cualquiera de estas acciones, FacturasApp mostrará un mensaje de confirmación.

Importante: desactivar una recurrencia únicamente detiene la generación automática de nuevas facturas. Las facturas ya creadas no serán eliminadas ni modificadas.

Cada recurrencia cuenta con un identificador único generado automáticamente por FacturasApp.

Este código permite relacionar la factura origen con todas las facturas generadas automáticamente, facilitando la trazabilidad y el seguimiento interno.

Consideraciones importantes

• Las facturas generadas automáticamente conservan el mismo prefijo de numeración de la factura origen.
• La numeración continúa siendo correlativa.
• Todas las recurrencias permanecen visibles en el listado, incluso cuando están inactivas.
• Las recurrencias se ordenan automáticamente por la fecha de creación o última modificación, mostrando primero las más recientes.

Beneficios de utilizar Facturas Recurrentes

Con esta funcionalidad podrás:

• Automatizar la emisión de facturas periódicas.
• Reducir tareas manuales y repetitivas.
• Disminuir el riesgo de olvidos.
• Ahorrar tiempo en procesos de facturación.
• Elegir si deseas revisar las facturas antes de emitirlas o permitir que el sistema las genere automáticamente.
• Llevar un mejor control de todas tus recurrencias desde una única sección.