Digitaliza tus facturas de ingresos y gastos de forma rápida y sencilla

El Lector de documentos de FacturasApp incorpora tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) para extraer automáticamente la información de tus facturas de ingresos y gastos.

Con esta funcionalidad podrás enviar tus documentos desde WhatsApp Web o directamente desde un dispositivo móvil, permitiendo que el sistema lea la información y complete automáticamente los datos necesarios para registrar la factura.

Esta herramienta reduce el tiempo de digitación, minimiza errores y agiliza el proceso de registro de documentos.

¿Qué documentos puedes procesar?

El Lector de documentos permite procesar:

• Facturas de ingresos.
• Facturas de gastos.

Los documentos pueden enviarse en formatos compatibles como imágenes o archivos PDF, siempre que la información sea legible.

Opciones disponibles para cargar documentos

Puedes utilizar el Lector de documentos de dos formas:

• Desde WhatsApp Web, enviando el documento al número asociado al servicio.
• Desde un dispositivo móvil, tomando una fotografía o seleccionando un archivo almacenado en el equipo.

En ambos casos, el sistema procesará el documento mediante OCR y extraerá automáticamente la información disponible.

Registrar documentos desde WhatsApp Web

Paso 1. Accede al módulo Lector de documentos

Ingresa a:

Lector de documentos

Selecciona si deseas registrar un documento de Ingresos o Gastos.

Paso 2. Abre la opción de envío por WhatsApp

Selecciona la opción Enviar mediante WhatsApp.

El sistema mostrará  el número de WhatsApp asociado al servicio el cual podrá usar a través de la aplicación o continuar por medio de WhatsApp Web

Paso 3. Inicia la interacción en el chat y envía la factura

Desde WhatsApp Web, adjunta la imagen o el archivo PDF de la factura y envíalo a la conversación.

Una vez recibido, FacturasApp iniciará automáticamente el procesamiento mediante OCR.

Paso 4. Espera el procesamiento

El sistema analizará la información del documento y extraerá automáticamente datos como:

• Emisor.
• Cliente o proveedor.
• Número de factura.
• Fecha de emisión.
• Importes.
• Impuestos.
• Totales.

Dependiendo de la calidad del documento, algunos campos podrán requerir validación o edición manual.

Una vez procesada la información, la factura se registrará automáticamente en FacturasApp. Desde allí podrás consultar, editar o eliminar el documento si es necesario. Además, dispondrás de diferentes filtros para facilitar la búsqueda de la información y podrás identificar el medio por el cual fue digitalizada la factura.

Importante: Una vez procesada la factura, podrás compartirla con la asesoría previamente registrada en el sistema o descargar una copia en formato PDF cuando lo requieras.

Registrar documentos desde un dispositivo móvil

También puedes utilizar el Lector de documentos directamente desde tu teléfono móvil.

Paso 1. Inicia la conversación con el chatbot de WhatsApp

Desde la aplicación de WhatsApp, envía un mensaje al número +34 679 74 54 37 para iniciar la conversación con el chatbot.

Como parte del proceso de validación, el chatbot te solicitará los cuatro últimos caracteres de tu NIF/CIF para identificar tu empresa.

Paso 2. Captura o selecciona el documento

Podrás:

• Tomar una fotografía utilizando la cámara del dispositivo.
• Seleccionar una imagen almacenada en la galería.
• Adjuntar un archivo PDF.

Paso 3. Procesamiento mediante OCR

Después de cargar el documento, FacturasApp analizará automáticamente la información contenida en la factura.

Durante este proceso se identificarán los principales datos fiscales y comerciales del documento.

Paso 4. Revisa la información

Una vez procesado el documento, la factura quedará disponible en FacturasApp. Si es necesario, podrás editar, completar o corregir la información antes de continuar con su gestión.

Si la factura ya fue cargada previamente mediante el Lector de documentos, el sistema detectará automáticamente la duplicidad y mostrará un mensaje indicando que ya existe una factura con el mismo número para ese tipo de documento, evitando así registros duplicados.

Recomendaciones para obtener mejores resultados

Para mejorar la precisión del reconocimiento OCR, se recomienda:

• Tomar fotografías con buena iluminación.
• Evitar sombras o reflejos sobre el documento.
• Capturar la factura completa.
• Procurar que el documento esté recto.
• Utilizar imágenes con buena resolución.
• Evitar fotografías borrosas.

Una imagen de buena calidad permitirá que el sistema identifique correctamente la información.

Beneficios del Lector de documentos con OCR

Utilizar esta funcionalidad te permitirá:

• Reducir el tiempo de digitación.
• Disminuir errores de captura manual.
• Registrar facturas de ingresos y gastos de forma más rápida.
• Digitalizar documentos desde cualquier lugar.
• Procesar facturas directamente desde WhatsApp Web o desde un dispositivo móvil.
• Validar la información antes de incorporarla al sistema.